Борьба с тормозами в Excel 2016: удаляем скрытые объекты

Проблема: Одной из частых причиной сильного замедления работы больших файлов Excel 2016 (например, размером от 30 МБ) являются скрытые графические объекты (Смотрите рисунок 1).

 

Рисунок 1. Пример скрытых объектов в Excel 

Решение: Если файл начал подтормаживать, проверьте его на наличие ненужных скрытых изображений. Вот как это сделать:

1. Откройте панель выбора:

   • Перейдите на вкладку «Главная» в ленте меню.

   • В разделе «Редактирование» нажмите кнопку «Найти и выделить».

   • В выпадающем меню выберите пункт «Область выделения». Смотрите рисунок 2.

      
      Рисунок 2. Открытие панели со списком объектов
      

2. Проверьте объекты:

   • Справа откроется панель со списком всех объектов на листе. Просмотрите его и убедитесь, что эти объекты вам не нужны.

3. Вариант А: Удаление конкретных объектов

   • На панели выделения зажмите клавишу Ctrl и щелкните левой кнопкой мыши по всем объектам, которые хотите удалить.

   • Нажмите клавишу Delete.

4. Вариант Б: Массовое удаление всех объектов

   • На вкладке «Главная» в разделе «Редактирование» нажмите «Найти и выделить» -> «Перейти». Смотрите рисунок 3.

   • В диалоговом окне «Переход» нажмите кнопку «Выделить». Смотрите рисунок 4.

   • В новом окне «Выделить группу ячеек» выберите опцию «объекты» и нажмите «OK». Все объекты на листе будут выделены. Смотрите рисунок 5.

   • Нажмите Ctrl + Delete для удаления.

 

Рисунок 3.  Вызов диалога "Переход"

 

Рисунок 4. Диалог "Переход"

 

Рисунок 5. Диалог "Выделить группу ячеек"

 

Рисунок 6. Пример выделенных скрытых объектов Excel

Важно! Процесс удаления большого количества объектов может занять значительное время (иногда несколько часов). Дождитесь его полного завершения, не закрывая программу.

Результат: После очистки файл может значительно уменьшиться в размере (например, с 30 МБ до 300 КБ, как в моем случае) и начать работать гораздо быстрее.

Как скрыть и отобразить документ в окне Excel 2016

Если при открытии любого документа формата XLS или XLSX Вы видите пустое окно, то, возможно, окно открываемого документа скрыто, и его необходимо отобразить. Эта возможность в Excel 2016 называется "Скрыть/Отобразить текущее окно". Данная функция находится на ленте меню "Вид" в разделе "Окно". Должна быть активна кнопка "Отобразить" (Смотрите рисунок 1 и рисунок 2). Если Вы нажмете на кнопку "Отобразить", то, скорее всего, Вы увидите окно Вашего скрытого документа.

 

Рисунок 1. Кнопка Скрыть/Отобразить документ 

 

 

 Рисунок 2. Выбор скрытого окна книги

Внимание! Если Вы скрываете документ с помощью этой функции Excel 2016, то при закрытии окна Excel документа в этом состоянии и последующем открытии документ будет находиться в скрытом состоянии, пока Вы не нажмете кнопку "Отобразить" на ленте меню "Вид" в разделе "Окно". Многие пользователи нажимали на кнопку "Скрыть", видели, что документ исчезал в окне Excel 2016, после этого закрывали Excel 2016 и пытались открыть документ заново, и, соответственно, окно Excel 2016 было пустым, так как документ в нем был скрыт.

Возможность скрывать документ в Excel, скорее всего, разработчики Microsoft создали на тот случай, если Excel 2016 будет работать в многодокументном режиме, т.е. режиме, позволяющем в одном окне Excel 2016 открывать множество документов Excel. Тогда в этом случае кнопки "Скрыть" и "Отобразить" для множества дочерних окон Excel 2016 имеют смысл. Однако многодокументное отображение Excel 2016 у многих отключено или не работает, так как пользователям неудобно работать с более чем одним документом Excel в одном открытом окне Excel 2016.

Конфликт имен в Excel 2016

Я думаю вы уже сталкивались с такой проблемой при работе в Excel, когда вы копируете лист Excel, то при создании копии листа вы получаете окно «Конфликт имен» (Смотрите рисунок 1). Картинка взята с сайта.

Рисунок 1. Окно "Конфликт имен"

Данная проблема связана с тем, что в окне «Диспетчер имен» (открывается при нажатии сочетания клавиш Ctrl+F3), который можно открыть на ленте во вкладке «Формулы», раздел «Определенные имена», созданы большое число именованных диапазонов, они и конфликтуют при копирование листа. Эти именованные диапазоны создаются при генерации отчета в каких-нибудь бухгалтерских приложениях.  Чтобы лист скопировать без этого окна «Конфликт имен», то вам необходимо в окне «Диспетчер имен» удалить все именованные диапазоны, которые там есть. Но, даже если вы удалите все эти именованные диапазоны, то этого будет не достаточно, так как существуют скрытые именованные диапазоны, которые не видны в окне «Диспетчер имен» и поэтому вам необходимо воспользоваться специальным VBA-макросом, который удалит все скрытые именованные диапазоны. Для того чтобы создать и запустить макрос, вам необходима для начала включить вкладку «Разработчик» на ленте. Для этого зайдите в меню параметры (смотрите рисунок 2), в окне параметров Excel в разделе «Настроить ленту» вам нужно включить вкладку «Разработчик» (смотрите рисунок 3).

Рисунок 2. Открытие окна "Параметры Excel"

Рисунок 3. Окно "Параметры Excel"

 Далее во вкладке разработчик нажмите кнопку «Visual Basic» (смотрите рисунок 4).

Рисунок 4. Вкладка "Разработчик" на ленте

В приложение “Microsoft Visual Basic for Applications” на панели проектов дважды нажмите левой кнопкой мыши по разделу «Эта книга» в проекте VBAProject (Книга1) (смотрите рисунок 5 цифра 1), то откроется окно ввода VBA-кода (смотрите рисунок 5 цифра 2). Скопируйте и вставьте в это окно следующий код, который я взял с этой страницы.

Рисунок 5. Окно приложения “Microsoft Visual Basic for Applications”

Sub do_loop_names()
    Dim vJunkName As Name
    Debug.Print ThisWorkbook.Names.Count
    

    For Each vJunkName In ThisWorkbook.Names
    vJunkName.Delete
    Next vJunkName
End Sub

Запустите данный код на исполнение (смотрите рисунок 5 цифра 3). После того как код отработает, все скрытые именованные диапазоны будут удалены и вы сможете копировать листы Excel без всяких проблем, и не будите получать окно «Конфликт имен».

На этой странице https://kompsekret.ru/q/why-does-excel-now-give-me-already-existing-name-range-warning-on-copy-sheet-24247/ вы можете взять другой пример VBA-кода для очистки именованного диапазона.

Пример ошибочного использования формулы Excel для подсчета суммы, который приводит к циклической ссылке

Не первый раз уже сталкиваюсь с тем, что пользователи, использующие Excel для расчетов, допускают ошибку в использование формулы СУММ, что приводит к формированию циклической ссылки и в следствие этого неправильного итогового результата расчета (смотрите рисунок 1).

Рисунок 1. Пример ошибки в формуле и циклическая ссылка

Если вы суммируете 7 ячеек и одна из которых ячейка, в которой должен быть выведен результат суммы, то вы получите циклическую ссылку и в результате не правильную сумму (смотрите рисунок 1 цифра 2). У вас в итоге отобразится значение ноль. 

Если вы не будите включать в сумму итоговую ячейку и просуммируете 6 ячеек с нужными значениями, то получите правильный результат (смотрите рисунок 1 цифра 1).

Информацию по циклическим ссылкам можно посмотреть на панели лента «Формулы», подгруппа «Зависимости формул» (смотрите рисунок 2). Далее кнопка «Проверка наличия ошибок», подменю кнопки «Циклические ссылки».

Рисунок 2. Раздел формул для отслеживания циклических ссылок

Зависания при выборе и редактирования ячеек в Microsoft Office Excel 2016 Standard в Windows 10

Продолжаем воевать с Excel. Дополнение к статье «Медленно открываются файлы Excel».

Описание проблемы следующая: Большой, перегруженный данными, состоящий из несколько листов excel файл при попытке внести данные в свободную ячейку или при попытке изменить данные какой-нибудь ячейки, то происходит зависание всего документа excel на некоторое время (около 30-50 секунд). Потом документ отвисает и при попытке опять внести данные, повисает опять. Так происходит все время. 

Мне помогло следующее решение: Нажимаем на ленте «Файл» потом «Параметры», в окне «Параметры Excel» выбираем раздел «Дополнительно». Далее ищем подраздел «Параметры правки» и потом снимаем галочку напротив опции «Автозавершение значений ячеек» (смотрите рисунок 1).    

Рисунок 1. Окно дополнительных параметров Excel 

Копирование расчетных формул Excel из одного документа в другой

Бывает, что при работе в Excel вам необходимо скопировать не значения в ячейках, а их расчетные формулы для дальнейшего переноса их в другой документ Excel. Если копировать ячейки как обычно, то при вставке значений в другой документ Excel, формулы будут ссылаться на значения ячеек изначального документа. Чтобы скопировать сами формулы, необходимо задействовать промежуточное копирование с использованием программы Notepad (Блокнот).

⦁ Выделите ячейку (ячейки) с формулой, которую вы хотите скопировать. Нажмите сочетания клавиш Ctrl + ` или на ленте «Формулы», раздел «Зависимости формул», кнопка «Показать формулы» (Смотрите рисунок 1).

Рисунок 1. Включение режима показа формул

⦁ Откройте блокнот, скопируйте ячейку (ячейки) с формулами и вставьте в блокнот. В блокноте отобразятся формулы, их нужно скопировать из блокнота и вставить в другой документ Excel, предварительно тоже включив «Показ формул» (Смотрите рисунок 1).

⦁ Отключите «Показ формул» в обоих документах Excel.

⦁ После этого проверьте работу формул.

Не открывается Excel документ из Outlook. Выдается сообщение "Файл поврежден, поэтому его нельзя открыть"

При попытке открыть документ Excel из почты Outlook или с портала SharePoint, то сам Excel запускается, но документ в нем не открывается и выводится сообщение, что «Файл поврежден, поэтому его нельзя открыть» (Смотрите рисунок 1). Такая проблема замечена в Microsoft Excel 2016 Pro Plus и Windows 10. 

Рисунок 1. Открытие Excel файла

Проблема связана с настройками защиты Excel. Чтобы решить проблему, необходимо зайти в «Параметры Excel», выбрать раздел «Центр управления безопасностью», раздел «Защищенный просмотр» и выключить все опции напротив защищенного просмотра файлов (Смотрите рисунок 2). Тогда документы Excel станут открываться из Outlook и из SharePoint.

Рисунок 2. Отключение защищенного просмотра Excel

Вирус шифровальщик-вымогатель .CoDe

Сегодня на работе краем уха слышал как ИТ - администраторы пытались разобраться с вирусом и последствиями его деятельности. Поэтому в данном посте хотелось бы рассказать, что ИТ - администраторам удалось выяснить о вирусе, чтобы пользователи и администраторы имели малейшее представление о нем, и своевременно смогли среагировать.

Внимание! Все названия файлов выдуманы для примера.

Все начилось с того, что в ИТ - отдел пришло обращение, в котором говорилось что в общей сетевой папке на сервере, в которой многие пользователи правят общие файлы Excel и Word, вместо файлов, например file.xlsx и file.docx, появились файлы file.xlsx и file.docx, но с расширением .CoDe, т.е. эти файлы имели имена file.xlsx.CoDe и file.docx.CoDe. При попытке открыть данные файлы в excel или word в файлах отображалось случайный набор символов в непонятной кодировке. Сразу же ИТ - администраторы сошлись в мнение, что это проделки вируса. В Гугле было найдены несколько упоминаний о данном вирусе. Данный вирус на зараженном компьютере зашифровывает файлы excel, word, pdf, изображения и к этим файлам добавляет расширение .CoDe. и на системном диске C: создает папку c названием wiNtmp с файлами вируса. В каждой папке с зашифрованными файлами создается текстовый файл с названием [%username%]_Файлы зашифрованы.txt и с текстом требования денег, где [%username%] - имя пользователя от которого был запущен вирус. Дальше по этому имени пользователя было найдено сетевое имя зараженного компьютера, ну и в последствии сам компьютер с вирусом. Если бы в название файла [%username%]_Файлы зашифрованы.txt не было имени пользователя, то поиск зараженного компьютера было бы затруднительно, т.к. с общей сетевой папкой на сервере работает много пользователей и пришлось бы искать его на всех компьютерах. Что нужно запомнить о данном вирусе:

1. Данный вирус прислан по электронной почте как вложение с письмом, с неизвестного адреса. Так что внимательно относитесь к приходящим письмам и не открывайте вложения с неизвестных адресов.

2. У пользователя были права администратора, таким образом вирус был успешно запущен, по незнанию, на выполнение. Поэтому ни в коем случае не давайте права администратора пользователю.

3. Так как у пользователя были подключены сетевые диски и были разрешения на чтение и запись файлов на сетевом ресурсе, то вирус заразил не только локальные файлы пользователя, но и файлы на сервере.

4. Антивирус Касперского с последними обновлениями баз не смог спасти от провала, так как ничего не обнаружил. Антивирус это не гарант защиты.

5. На поиски зараженного компьютера было потрачено много времени, поэтому был отключен от сети очень поздно. За это время вирус зашифровал большое количество пользовательских файлов и общедоступных сетевых.

6. Так как данные на сервере периодически резервируются, общие пользовательские файлы удалось вытащить из бэкапа. Локальные файлы пользователя зараженного компьютера, думаю, так и останутся зашифрованными. Так что выполняйте бэкапы так часто, на сколько это возможно.  

Медленно открываются файлы Excel

a) Недавно столкнулся с проблемой медленного открытия файлов Excel. После мониторинга процесса запуска Excel файла при помощи Process Monitor, выяснилось, что камнем преткновения является надстройка (PDFMaker) для Microsoft Office 2007, которая встраивается в офис после установки Adobe Acrobat 6 Professional.

Решение можно почитать на сайте Microsoft:

http://support.microsoft.com/kb/307410/ru

b) Дополнение к посту "Медленно открываются файлы Excel"

Краткие факты о проблеме следующие:

1) Данная проблема недавно проявила себя на компьютере пользователя с установленной системой Windows XP Pro SP3 + Microsoft Office 2007. 

2) Файлы Excel открывались медленно под доменной учетной записью пользователя, а под локальной запись администратора те же самые файлы Excel открывались нормально.
3) Форматирование любого открытого файла Excel приводило к зависанию всего документа на некоторое время.

Проблема оказалась в общем (имеется в виду общий доступ по сети) принтере, который был физически подключен к другому компьютеру, и настроен под учетной записью пользователя на компьютере, где проявлялась проблема с зависанием Excel. Когда  Excel запускается он опрашивает все принтера подключенные к системе и если один из них, по какой-то причине, не доступен, то Excel "замораживается", ожидая какое-то время отклика принтера, отсюда и медлительность работы Excel.

Если вы столкнулись с такой бедой, то первым делом проверьте доступны ли общие принтера по сети подключенные к системе. Проверить это можно попробовав открыть свойства каждого принтера и проверить пробную печать. Или самый простой вариант удалить все установленные принтеры под учетной записью пользователя или все установленные принтеры по всей системе. После этого попробуйте открыть Excel документы.